Útgáfustaðall

Takmarkanir á reglum, samþykki þvert á stofnanir og neyðarferli

Grunnregla: Umfang takmarkað við stofnun

Allar reglur sem KS býr til verða að vera afmarkaðar við eigin stofnun . Þetta þýðir:

Triggers verða að innihalda skilyrði sem takmarkar þá við stofnunina (t.d. Brand is Sjúkratryggingar).
Tímareglur mega ekki hafa áhrif á erindi annarra stofnana.
Sérsniðnir reitir og eyðublöð eiga aðeins við stofnunina nema annað sé samþykkt.

Reglur án réttrar afmörkunar verða hafnað. Útgáfuteymi athugar þetta áður en birting og mun senda beiðni til baka ef umfang er of vítt.

Hvers vegna takmörkun?

Zendesk-umhverfið er sameiginlegt – margar stofnanir nota sama kerfið. Ef regla einnar stofnunar hefur áhrif á erindi annars staðar getur það valdið:

Óvæntri hegðun hjá öðrum stofnunum.
Árekstrum þar sem reglur tveggja stofnana stangast á.
Öryggisvandamálum þar sem viðkvæm erindi eru meðhöndluð ranglega.
Villuleitarvanda þar sem erfitt er að finna hvaða regla olli vandamálinu.

Reglur sem spanna stofnanir

Stundum er þörf á reglu sem hefur áhrif á fleiri en eina stofnun. Í slíkum tilvikum gildir annað ferli:

KS greinir þörfina – skráir hvers vegna reglan þarf víðtækara umfang.
Beiðni send til kerfisstjóra (system admin) – ekki útgáfuteymis. Aðeins kerfisstjórar geta samþykkt reglur þvert á stofnanir.
Kerfisstjóri metur og samþykkir/hafnar – athugar áhrif á aðrar stofnanir, samráð ef þarf.
Ef samþykkt: Kerfisstjóri birtir sjálfur eða veitir útgáfuteymi heimild til birtingar.
Ef hafnað: KS þarf að finna lausn sem er afmörkuð við eigin stofnun.

Dæmi: Ef Sjúkratryggingar þurfa trigger sem einnig á við aðrar heilbrigðisstofnanir, sendir kerfisstjóri Sjúkratrygginga beiðni til kerfisstjóra. Hann hefur samráð við aðrar stofnanir og tekur ákvörðun.

Almenn regla ([Almennt])

Reglur sem eiga við allar stofnanir eru merktar [Almennt] og aðeins kerfisstjórar búa til þær . KS geta lagt til almennar reglur en mega ekki búa þær til sjálfir.

Tegund	Hver býr til	Samþykki
Regla fyrir eigin stofnun	KS	Útgáfuteymi birtir
Regla þvert á stofnanir	KS leggur til	Kerfisstjóri samþykkir og birtir
Almenn regla	Kerfisstjóri	Kerfisstjóri birtir

Neyðarferli

Í undantekningatilvikum þarf stundum að breyta reglum beint í raunumhverfi. Þetta á aðeins við í:

Öryggisatvikum – regla veldur gagnaleka eða aðgangsbresti.
Rekstrarstöðvun – regla kemur í veg fyrir að erindi berist eða séu meðhöndluð.
Víðtæk áhrif – regla hefur neikvæð áhrif á margar stofnanir samtímis.

Neyðarferli: Aðeins kerfisstjórar (system admins) mega birta beint í framleiðslu. KS hefur ekki heimild til neyðarbreytinga – hann/hún tilkynnir kerfisstjóra.

Skref í neyðarferli

Greina vandamál – KS eða notandi greinir vandamálið.
Tilkynna kerfisstjóra – strax, í gegnum hraðvirkustu samskiptarás (slack, síma).
Kerfisstjóri metur – er þetta raunverulegt neyðartilvik?
Kerfisstjóri breytir beint – í framleiðslu, án sandbox-ferlis.
Skjalfesting eftir á – breyting skjalfest, ástæður skráðar og atvik skráð.

Eftir neyðarbreytingu verður alltaf að skjalfesta hvað var gert og hvers vegna. Neyðarferli er ekki flýtileið.

Eftirlit og endurskoðun

Til að tryggja gæði og öryggi eru reglulegar endurskoðanir:

Mánaðarlega: PKS fer yfir reglur stofnunarinnar – eru þær allar enn nauðsynlegar?
Ársfjórðungslega: Kerfisstjórar fara yfir almennar reglur og umfang.
Eftir neyðartilvik: Greining á hvað gerðist og hvernig má koma í veg fyrir endurtekningu.

Samantekt: Útgáfustaðall

Þrjár reglur sem þú mátt aldrei gleyma:

Reglur eru afmarkaðar við eigin stofnun nema kerfisstjóri samþykki annað.
Breytingabeiðni er leiðbeining – KS ber ábyrgð á reglunni.
Aðeins kerfisstjórar birta beint í framleiðslu, og aðeins í neyðartilvikum.