Innleiðingarferli Asks og Zendesk AI Agents

Stafrænt Ísland heldur styður við og stýrir grunninnleiðingu á spjallmenninu Aski með stofnunum. Ferlið tekur um 6-8 vikur og miðar við að setja upp spjallmenni með nægilegri virkni til að setja í loftið. Nær öll vinna við innleiðingu spjallmennis er í höndum stofnunar, en verkstjórn og handleiðsla er í höndum Stafræns Íslands.

Fyrsta skrefið er umsókn

Ferlið byrjar á því að sótt er um aðgang að Aski. Í svarpósti við því erindi er óskað eftir frekari upplýsingum, sem þarf að útvega áður en innleiðingarferlið getur hafist.

Innleiðingarferlið

Innleiðingarferlið er leitt af Stafrænu Íslandi og er afmarkað verkefni. 

Í flestum tilfellum tekur innleiðingin 4-6 vikur. Mikilvægt er að stofnanir séu tilbúnar við upphaf verkefnisins og innleiðingarteymið hafi tíma til að sinna því. Allar tafir einstakra verkefna geta riðlað áætlunum fyrir aðrar stofnanir.

Skref	Lýsing	Áætlaður tími
Fyrir innleiðingu	Umsókn og upplýsingaöflun	Bið er 2-4 mánuðir
Upphafsfundur
Kennsla
Byggja og prófa	Teymið byrjar að stilla kerfinu upp með stuðningi frá Stafrænu Íslandi. Í þessu ferli lærir teymið smám saman betur á kerfið og prófar það. Stuðningsfundur u.þ.b. annan hvern dag og gert ráð fyrir a.m.k. 1 klst á dag í vinnu hjá teyminu utan þess. Gert er ráð fyrir að setja upp 10-15 erindi í kerfinu áður en það er ræst.	2-6 vikur
Kynning	Askur er kynntur fyrir öllu starfsfólki áður en kerfið er ræst
Ræsa Ask	Þegar búið er að prófa kerfið nægilega og  gefa grænt ljós er kerfið ræst
Eftirfylgni	Sérstök eftirfylgni er með kerfinu fyrstu dagana með stuðningi Stafræns Íslands. Lagfæringar eru gerðar og kerfið stillt af eftir þörfum.	1-2 vikur
Lok	Lokafundur er haldinn 1-2 vikum eftir að Askur er ræstur
Rekstur og umbætur	Það er síverk að reka spjallmenni og gera þarf ráð fyrir tíma í hverri viku til að fara yfir tölfræði og greina hvar úrbóta er þörf, útbúa nýtt efni og aðlaga.	Viðvarandi

Hvað þurfum við að gera?

• Stofnanir þurfa fyrst og fremst að útvega starfsfólk og gefa því tíma:
• Verkefnastjóri með umboð til að leiða verkefnið
• Innleiðingarteymi: 4-8 starfsmenn úr þjónustuveri eða öðrum einingum sem þekkja fyrirspurnir viðskiptavina og helstu ferla.
• Teymið þarf að gera ráð fyrir 1 klst á dag í vinnu við spjallmennið.
• Stafrænt Ísland mun bóka fundi með starfsfólki auk vinnutíma sem starfsfólk ráðstafar til verkefnisins.

Hvað felst í að byggja kerfið?

Fyrsta skrefið er að afla upplýsinga sem gervigreindin notar til að svara viðskiptavinum. Þetta efni er oftast aðgengilegt á vef stofnunar. Þetta efni þarf að gera aðgengilegt fyrir gervigreindina og gæta þess að það sé skipulega uppsett. Oft þarf að gera aðlaganir á efni, orðalagi greina eða bæta við greinum.

Þegar efnið liggur fyrir getur gervigreindin svarað einföldum spurningum um það án frekari þjálfunar. Aftur á móti þarf að búa til ferli til að leiða viðskiptavini í gegnum flóknari erindi. Þetta getur falist í að búa til samtalstré til að kafa ofan í einstaka málaflokka eða stýra samtalinu.

Jafnóðum og kerfið er byggt upp er það prófað og aðlaganir gerðar á stillingum og efni eftir þörfum.